A automatização de processos administrativos em uma escola de música é uma necessidade evidente no cenário educacional moderno, onde exige agilidade para focar mais no ensino de qualidade. Por isso, alguns processos demorados, como matrículas até a geração de relatórios sobre o que acontece na instituição, não precisam ser feitos manualmente.
Segundo um estudo da McKinsey & Company, cerca de 60% das atividades administrativas podem ser automatizadas com a tecnologia atual, resultando em uma economia significativa de tempo e recursos.
Em escolas de música, a atenção ao ensino e ao desenvolvimento dos alunos requer a automatização para liberar o gestor e a equipe docente de tarefas repetitivas, como marcações de frequências, disponibilidade de salas de aula, etc., além de permitir um foco maior em atividades estratégicas e pedagógicas.
Mas os benefícios da automatização dos processos administrativos escolares não se limitam apenas ao que citamos. Neste post, você entenderá melhor a importância de automatizar e como fazer isso por meio de dicas e da melhor ferramenta. Confira!
A importância de automatizar processos administrativos
Ao automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, a escola de música pode liberar tempo e recursos valiosos para se concentrar no ensino musical e no desenvolvimento dos alunos.
Além disso, a automatização diminui a incidência de erros humanos, assegura uma boa comunicação e proporciona um melhor acesso às informações necessárias para decidir pelo que for melhor.
Nesse caso, a escola rende mais devido à organização e agilidade, eliminando problemas como inconsistências e retrabalhos, que deixam a gestão ainda mais lenta para resolver problemas e descobrir oportunidades.
5 formas de automatizar os processos administrativos
Dada a importância da automatização, vamos entender como implementar essa estratégia na sua escola de música por meio de cinco formas práticas.
Contratos e matrículas
Com plataformas de gestão adequadas, alunos e responsáveis podem realizar matrículas online, assinar contratos digitalmente e receber confirmações automaticamente.
Por isso, o processo agiliza a administração e melhora a experiência do aluno, proporcionando um método rápido e prático de completar essas tarefas.
Além disso, a automatização de contratos e matrículas elimina a necessidade de formulários em papel e visitas presenciais, permitindo que todo o processo seja realizado de maneira digital, o que é importante se os alunos ou responsáveis tem uma agenda de compromissos apertada para se deslocar até à escola.
Controle de presença
Os sistemas de gestão permitem o registro eletrônico da presença, que pode ser atualizado pelos próprios professores via tablets ou smartphones, ou pelo aluno, por meio de leitura biométrica e QR Code.
A automatização do controle de presença elimina a necessidade de listas de chamada em papel, tornando o processo mais rápido e preciso. Com a capacidade de registrar a presença eletronicamente, os professores e turma podem dedicar mais tempo ao ensino. E a alta administração pode monitorar a frequência de alunos de forma centralizada.
Gestão financeira
A automatização financeira envolve a emissão de boletos, controle de pagamentos, cobranças automáticas e geração de relatórios financeiros.
Basicamente, é possível acompanhar o fluxo de caixa em tempo real, listar inadimplências rapidamente e enviar lembretes automáticos de pagamentos de mensalidades para os alunos.
Comunicação em massa
A comunicação automatizada permite que a escola de música mantenha todos os interessados informados de maneira oportuna. Com a capacidade de enviar mensagens programadas, a escola pode planejar uma boa comunicação e garantir que todas as informações importantes sejam transmitidas no momento certo.
Além disso, a segmentação dos destinatários também garante que cada grupo receba apenas os avisos pertinentes, evitando a sobrecarga de informações.
Relatórios
A geração de relatórios detalhados sobre diversos aspectos da gestão da escola de música é facilitada com a automatização. Afinal, os sistemas de gestão podem gerar relatórios financeiros, de presença, desempenho dos alunos, entre outros, de forma rápida e precisa.
Dessa forma, há uma análise mais profunda e tomada de decisão baseada em dados concretos, contribuindo para o desenvolvimento contínuo da escola ao encontrar áreas de melhoria com mais agilidade.
O melhor software para automatização de gestão para escola de música
O mercado é cheio de opções de softwares de gestão, mas a Emusys pensa exclusivamente na gestão das escolas de música e oferece uma plataforma completa para automatizar a rotina da sua instituição.
Novas matrículas em poucos cliques
Dentre as funcionalidades, dispõe de modelos de contratos prontos e a adição de outros personalizados conforme a necessidade da escola.
Os alunos podem assinar digitalmente esses contratos, que possuem validade jurídica, facilitando a formalização e o arquivamento dos documentos.
Além disso, o sistema permite que as matrículas sejam realizadas em poucos cliques, eliminando a necessidade de processos manuais e presenciais.
Todo financeiro unificado
Na área financeira, a plataforma realiza cálculos automáticos de atrasos e gerencia os débitos facilmente. O sistema permite adicionar bancos para que os pagamentos caiam diretamente na conta da escola, além de realizar a conciliação bancária de forma automática.
O pagamento dos professores também é automatizado, puxando dados das aulas ministradas e gerando relatórios detalhados que podem ser enviados aos profissionais para prestação de contas.
O sistema também inclui controle de notas, fluxo de caixa e cobranças automáticas com lembretes 5 dias, no dia e 5 dias após o vencimento da mensalidade, garantindo uma gestão financeira precisa.
Dados confiáveis e acionáveis
Em termos de relatórios, a plataforma gera dados de:
- Matrículas (por mês, vencendo, ativas, interrompidas, trancamentos, etc.);
- Alunos (segmentações, alunos por professor, ativos, período de contratação terminado e aniversariantes);
- Aulas (por período, experimentais, solicitações de justificativa de falta, aulas sem presença por mês);
- Professores (desempenho, ocupação de horas, ocupação de dias e salas por semana e mês);
- Financeiro (faturamento bruto por mês ou por modalidade de aula).
A saber, esses relatórios fornecem uma visão clara e detalhada da operação da escola, permitindo uma gestão mais informada e estratégica.
Controle de frequência moderno
Outro recurso é o controle de presença por meio da impressão de um QR code disponibilizado no sistema da escola, que pode ser colado nas paredes das salas de aula, para o aluno escanear por meio do aplicativo e marcar presença de forma prática e moderna.
Comunicação rápida
Por fim, podemos mencionar que a Emusys permite o envio de avisos e comunicados em massa por meio de notificações nos aplicativos do professor e aluno, além de e-mails, garantindo que todas as partes interessadas recebam as informações importantes rapidamente.
Conclusão
A automatização de processos administrativos na escola de música centraliza informações, libera tempo, ganha agilidade e dá menos chances de erros. Com a adoção de ferramentas adequadas, como a Emusys, é possível automatizar processos críticos, desde contratos e matrículas até controle financeiro.
Que tal fazer uma demonstração gratuita da plataforma Emusys e ver como seus recursos atendem perfeitamente à automação em escolas de música? Entre em contato agora mesmo.
