Manter um registro preciso da frequência de alunos é um desafio constante para muitas escolas de música, principalmente se usam métodos mais tradicionais, como o papel.
A ausência de um monitoramento adequado pode levar a diversas complicações, como dificuldades em gerenciar a administração, desalinhamento na comunicação com pais que precisam acompanhar a evolução dos filhos, podendo até resultar em falta de comprometimento dos alunos.
A seguir, você conhecerá as melhores estratégias para monitorar a frequência dos alunos, desde métodos tradicionais até as mais recentes inovações tecnológicas, com soluções práticas para melhorar o controle e a gestão da assiduidade na sua escola de música.
Métodos tradicionais
Não há como falar o controle de frequência de alunos e não citar os métodos tradicionais, que ainda são muito utilizados, especialmente por educadores com mais anos de experiência, seja devido ao costume ou resistência às tecnologias.
Dentre as opções mais tradicionais, temos o registro manual e as planilhas eletrônicas. Vamos entender melhor o uso de cada uma.
Registro manual em papel
Provavelmente, você é do tempo em que educadores usavam folhas de papel para fazer a chamada de presença em salas de aula. O professor chamava nome por nome, ouvia o “presente” e anotava em uma folha.
Porém, o registro manual, apesar de ser um método comum, simples e de baixo custo, possui diversas desvantagens significativas para a escola, como:
- Erro humano: é comum ocorrerem erros de anotação ou omissões, o que pode comprometer a precisão dos registros.
- Dificuldade de acesso: as informações ficam restritas ao formato físico, tornando difícil o acesso e a consulta rápida, principalmente remoto.
- Armazenamento e organização: manter arquivos físicos organizados e seguros pode ser um desafio logístico.
- Tempo consumido: o processo de registro manual é demorado, tanto para a anotação quanto para a contagem mensal de controle de presença.
- Falta de backup: em caso de perda ou dano dos documentos físicos, os registros podem ser totalmente perdidos.
Planilhas eletrônicas
As planilhas eletrônicas, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, representam um avanço significativo em relação ao registro manual em papel. Na prática, elas permitem uma melhor organização e análise dos dados, mas também apresentam algumas limitações, como:
- Erros de entrada: embora reduzidos, os erros ainda podem ocorrer na digitação das informações.
- Treinamento necessário: para utilizar todas as funcionalidades de uma planilha eletrônica de forma eficiente, pode ser necessário treinamento específico, principalmente se for no Excel, um programa robusto mas também complicado.
- Tempo de atualização: a inserção manual dos dados continua sendo um processo demorado, especialmente para turmas grandes.
- Segurança de dados: dependendo da plataforma usada, a segurança e a privacidade dos dados podem ser uma preocupação.
- Backup e armazenamento: é preciso ter uma estrutura mínima de computador para que os dados sejam bem cuidados e acessados com rapidez. Caso não se tenha conhecimento de informática, pode-se perder informações por falta de cuidado.
Métodos tecnológicos mais modernos para registrar frequência de alunos
A cada dia que passa, novas ferramentas são desenvolvidas para quebrar antigos hábitos não tão eficientes e trazer mais aporte tecnológico para o dia a dia de empresas. Falando assim, até parece coisa de segmentos voltados 100% a internet, como aplicativos ou mídias sociais.
Mas, as escolas de música também têm à disposição uma série de ferramentas modernas para melhorar o monitoramento da frequência dos alunos, trazer mais segurança e maior precisão de dados. Se você ainda não conhece alguma dessas ferramentas, continue neste material, ele é feito para você resolver seu problema.
Mostraremos a você a melhor tecnologia para ser usada no dia a dia da sua escola para fazer o controle de presença dos alunos.
O melhor software de gestão para escola de música
Os softwares de gestão para escolas de música facilitam o gerenciamento administrativo e acadêmico por automatizar a frequência dos alunos, agendar aulas, gerenciar pagamentos, facilitar a comunicação com os pais e alunos – especialmente se o número de faltas for alarmante –, entre outras tarefas.
A melhor opção do mercado é a Emusys, que oferece soluções específicas para escolas de música, incluindo o monitoramento da frequência dos alunos de forma eficiente e integrada.
Em nosso sistema, a escola e educadores contam com diversas funcionalidades para fazer o controle de frequência de alunos e tudo online; vamos conhecer melhor cada uma.
QR Code
A utilização de QR Codes para registrar a presença dos alunos é uma solução moderna e eficiente. Cada escola recebe um código, que pode ser impresso e anexado em paredes para os alunos escanearem ao chegar na aula.
O registro de presença com esse tipo de tecnologia é instantâneo e sem erros, além de ser rápido, pois basta apontar a câmera do smartphone e o dado é enviado automaticamente para o sistema.
Leitura biométrica
A leitura biométrica utiliza características físicas únicas dos alunos, como impressões digitais ou reconhecimento facial para registrar a frequência. É muito seguro e dificulta fraudes, pois é praticamente impossível falsificar a presença.
Além disso, pode ser usado por alunos que preferem não levar nenhum item específico, como cartões de acesso ou smartphones para escanear códigos.
Funciona da seguinte forma: a escola instala dispositivos de leitura biométrica e integra com a Emusys. Ao chegar na instituição, o aluno autentica sua presença e a plataforma registra automaticamente.
Aplicativo móvel
A Emusys oferece um aplicativo móvel dedicado que permite que alunos e professores marquem presença de maneira conveniente e tecnológica. É possível baixar o app na loja de aplicativos do seu dispositivo, configurar a conta e marcar presença diretamente por lá antes de iniciar a aula.
Vale destacar que o aplicativo não se limita apenas a registrar presenças, mas também permite acessar horários de aula, receber notificações e mensagens, e até gerenciar débitos.
As funcionalidades citadas acima são bastante acessíveis, pois permite o login de qualquer lugar e a qualquer momento, possibilitando assim registrar a frequência facilmente.
Registro digital de forma manual;
Dentro da Emusys, os próprios professores podem inserir a presença dos alunos diretamente no sistema de forma manual.
Porém, vale salientar que não é o mesmo que o registro tradicional em papel, pois os dados armazenados ficam seguros, sem riscos de perdas, e podem ser adicionados em poucos cliques. E claro, as informações podem ser analisadas com facilidade, proporcionando relatórios e insights em tempo real.
Qual a melhor forma de monitorar a frequência de alunos na escola de música?
A escolha da melhor forma de monitorar a frequência de alunos na escola de música depende de vários fatores, incluindo:
- o tamanho da escola;
- os recursos disponíveis;
- as necessidades específicas da administração e dos alunos.
No entanto, considerando eficiência, precisão, segurança e praticidade, o uso de métodos tecnológicos se destaca como a melhor opção. Entre esses métodos, a combinação do software de gestão com tecnologias como QR Codes e aplicativos móveis oferece uma solução completa e integrada.
Conclusão
Agora você pode monitorar a frequência de alunos com o melhor método para sua escola de música. O recomendado é investir em um sistema eficaz de monitoramento de frequência para melhorar a organização e a eficiência administrativa da instituição, além de fortalecer a comunicação com alunos e responsáveis.
Se sua escola de música está buscando uma solução moderna e integrada para gerenciar a frequência dos alunos, entre em contato com a Emusys hoje mesmo.
Nosso software de gestão especializado oferece funcionalidades robustas para simplificar o monitoramento de presença, agendamento de aulas, gestão financeira e comunicação escolar.
Perguntas frequentes
Que ações podemos fazer para garantir a frequência dos alunos na escola?
Verifique diariamente a frequência, envie notificações em caso de muitas faltas seguidas, e faça reuniões com a família e responsáveis.
O que fazer com alunos infrequentes?
Mapeie os motivos da evasão escolar, estreite o relacionamento com o aluno e com os pais, e invista em espaços modernos, além de um ensino atrativo.
O que causa a Infrequência escolar?
Entre as possíveis causas para esse cenário, estão problemas em casa, dificuldade em conciliar emprego e estudos, reprovações, falta de um aprendizado inclusivo e engajador, período de férias, etc.
Como calcular a taxa de frequência dos alunos?
Para o controle da frequência dos alunos, é preciso dividir o número de aulas frequentadas pelo discente pelo total de aulas ministradas. Assim, se, por exemplo, 100 aulas foram ministradas e o estudante só esteve presente em 76, temos: 76/100 x 100 = 0,76.
